Перечисляем деньги под отчет на банковскую карту сотрудника. Перечисляем деньги под отчет на банковскую карту сотрудника Выдача денежных средств
Учимся оформлять авансовые отчёты на примерах (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)
2016-12-08T12:30:37+00:00По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.
Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).
Итак, начнём
Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:
Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание - по кредиту.
Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:
Почему я сказал активов ? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:
- Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
- Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
- Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)
Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.
Выдача наличных денежных средств из кассы
Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ "Выдача наличных"):
В виде операции указываем "Выдача подотчетному лицу":
Проводка получилась такой:
Выдача безналичных денежных средств
В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).
В тройке эта операция оформляется обычным документом "Списание с расчетного счета":
Также не забываем указать в виде операции "Перечисление подотчетному лицу":
Проводка получилась такой:
Выдача денежных документов
Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.
После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:
При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ "Выдача денежных документов":
А на закладке "Денежные документы" указывает этот самый билет:
Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):
Отдельно упомяну:
- Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации - лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
- Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
- В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку - то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.
Сотрудник отчитывается
Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.
Это такая печатная форма в которой указывается:
- всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
- всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
- к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты...)
Вот вам пример формы АО-1:
Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).
Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ "Авансовый отчет":
Пробежимся вкратце по его закладкам:
Примеры авансовых отчётов из жизни
Заполняем закладку "Авансы":
Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.
Заполняем закладку "Товары" (купили кучу всего и поставили на десятку):
Вот проводки этой закладки:
Заполняем закладку "Оплата"(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):
Вот проводки:
Примеры заполнения закладки "Прочее".
Оплата услуг связи:
Оплата объявлений в газете:
Списание суточных и долга за командировочных билетов:
Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):
Кстати, на закладках "Товары" и "Прочее" присутствует галка "СФ", если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная.
Авансовый отчет от подотчетного лица оформляют , который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты .
В шапке документа нужно указать:
- от - дата составление авансового отчета;
- Подотчетное лицо - физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.
Отражение выданных ранее подотчетных сумм в авансовом отчете
17 октября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.
Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы .
Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить . Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:
- Выдача денежных документов вид операции Выдача подотчетному лицу , например, если или приобрела Организация и их передала подотчетному лицу.
- Выдача наличных вид операции Выдача подотчетному лиц у , если .
- Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу , если .
В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб.
Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8 рекомендует оформлять через счет «Расчеты по прочим операциям».
Как оформить авансовый отчет при покупке материалов и ТМЦ
Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.
- чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Контур»:
- бумаги А4 - 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 18%);
Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары .
На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом осуществляется документом Авансовый отчет .
На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.
Авансовый отчет СФ . При проведении документа Авансовый отче т Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС , которую можно будет принять к вычету.
СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС .
В результате проведения документа Авансовый отче т
Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:
- приобретение ТМЦ оформлять через , когда они поступят в организацию. На в таком случае ничего не указывается;
- оплату контрагенту указывать на вкладке Оплата .
Суточные и командировочные расходы в авансовом отчете
Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.
Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего - 4 200 руб.
- ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 120 руб.);
- ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 130 руб.);
- квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 18%).
Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие .
Услуги и прочие затраты в авансовом отчете в 1С 8.3 на примере почтовых расходов
Как заполнять авансовый отчет в 1С на приобретение почтовых услуг рассмотрим на следующем примере.
- чек ККМ за оплату почтовых расходов на сумму 354 руб.(в т. ч. НДС 18%);
Все затраты подотчетного лица, не имеющие материальной формы, учитываются на вкладке Прочее .
На вносятся данные первичного документа, наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету. Здесь же необходимо показать почтовые марки, которые были использованы и отражались в учете как денежные документы.
Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ . Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО . При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, указанную в графе НДС . Эту сумму НДС можно будет принять к вычету.
Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС вносится в графу НДС . В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.
Оплата контрагенту в авансовом отчете
Как заполнять авансовый отчет в 1С на оплату контрагенту, рассмотрим на следующем примере.
- банковский ордер за оплату интернета на сумму 1 534 руб.
Авансовый отчет сотрудника на перечисление аванса или оплаты контрагенту оформляется на вкладке Оплата .
УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ПРОГРАММЕ «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0)
, студентка факультета Бизнеса, группа 34-01э
научный руководитель,
Этапы взаимодействия организации с подотчетным лицом:
1) Ввод информации о подотчетном лице в справочник Физические лица
В программе нет отдельного справочника, в котором хранится информация о подотчетных лицах. Для этой цели используется справочник Физические лица . Для удобства работы в данном справочнике рекомендуется создать группу Сотрудники, в которую вносится вся информация о подотчетных лицах. Введем информацию о подотчетном лице (рис.1).
· для того чтобы открыть справочник Физические лица , выберите раздел Справочники на панели инструментов слева, затем нажмите на Физические лица раздела Зарплата и кадры ;
· для ввода информации о подотчетном лице нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна справочника. На экране появится окно для внесения данных о новом физическом лице;
Рис. 1. Элемент справочника Физические лица
В поле ФИО указывается фамилия, имя и отчество физического лица. Также вводится иная информация о личных данных физического лица: дата рождения, пол, место рождения, данные паспорта, различные коды ИНН, ИФНС и прочее.
2) Выдача наличных денежных средств подотчетному лицу
При выдаче наличных денежных средств подотчетному лицу необходимо оформить документ Расходный кассовый ордер (РКО) . Для примера зарегистрируем выдачу подотчетной суммы в размере 2500.00 рублей на покупку канцелярских товаров (рис.2).
· для создания РКО, щелкните мышью на кнопке Выдача Выдача наличных ;
· в поле Вид операции выберите из списка значение Выдача подотчетному лицу ;
· в поле Сумма введите сумму выданных из кассы денежных средств;
· в поле Получатель выберите из справочника Физические лица необходимого сотрудника организации, которому выдаются деньги под отчет;
· в поле Основание укажите цель, на которую выдается подотчетная сумма;
· щелкните мышью на кнопке Записать , которая располагается над полем Вид операции.
При проведении документа в этом случае формируется проводка: Дт 71.01 Кт 50.01-выдача денежных средств подотчетному лицу.
Рис. 2. Окно документа Выдача наличных
Данный документ позволяет получить печатную форму РКО:
· для формирования и вывода на экран печатной формы документа нажмите на кнопку Расходный кассовый ордер (КО-2) со значком печати справа. На экране появится окно печатной унифицированной формы КО-2 (рис.3).
· для печати документа предназначена кнопка Печать , расположенная слева над документом.
Рис. 3. Окно печатной формы документа РКО
Работник расходует денежные средства организации на поставленные цели, после чего обязан в течение трех рабочих дней представить Авансовый отчет и приложить к нему оправдательные документы. Авансовый отчет в 1С служит для подтверждения сотрудником (подотчетным лицом) израсходованной суммы денег, выданных ему ранее авансом.
· чтобы создать документ Авансовый отчет , заходим в раздел Банк и касса , пункт Авансовые отчеты . В форме списка нажимаем кнопку Создать . Откроется форма нового документа. В документе отражаются сумма полученного аванса, назначение аванса, оформляются бухгалтерские записи по представленным отчетным документам, в качестве приложений вносятся первичные документы, представленные подотчетным лицом .
Форма документа «Авансовый отчет» имеет четыре закладки. Сначала нужно выбрать подотчетное лицо из справочника Физические лица или, если подотчетное лицо еще не внесено, то тогда добавить новое. На вкладке Авансы указывается документ, по которому выданы подотчетные средства. Для выбора предоставляются три вида документов, а именно:
Выдача наличных;
Списание с расчетного счета;
Выдача денежных документов.
· первая закладка Авансы служит для отражения полученных авансов. Так как мы уже создали РКО, то нужно щелкнуть мышью на кнопку Добавить под вкладкой авансы и выбрать нужный РКО из списка (рис.5).
Рис. 5. Окно документа Авансовый отчет
В одном «Авансовом отчете» можно отразить все предусмотренные операции для списания с подотчетного лица выданного ему аванса.
Допустим, что на эту выданную сумму приобрела:
Бумага для печати – 6 упак. по 200 руб.;
Картридж для принтера – 1 шт. 1300 руб.
· вкладка Товары используется для внесения приобретенных товарно-материальных ценностей (рис.6).
Рис. 6. Окно документа Авансовый отчет, вкладка Товары
После проведения документа, можно увидеть, какие проводки делает авансовый отчет в «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) (рис.7).
Рисунок 7. Окно операций по документу Авансовый отчет
· на вкладке Оплата отражается информация о наличных суммах, которые уплачены поставщикам за приобретенные ценности или же выданные авансом в счет их будущей поставки;
· вкладка Прочее предусмотрена для отражения информации о командировочных расходах, оплаты общехозяйственных нужд и пр. К командировочным расходам можно отнести билеты на самолет, поезд, расходы на бензин, а также суточные. На вкладке нужно ввести дату документа (или расхода), номер и сумму расхода.
Если по расходам к отчету прилагается счет-фактура, то нужно взвести «СФ предъявлен», указать номер счета-фактуры и дату в соответствующих реквизитах строки, тогда при проведении авансового отчета система автоматически будет формировать документ «Счет-фактура полученный». Допустим, что мы отправили в командировку другого сотрудника на 3 дня с 19 по 21 ноября . Суточные определены в размере 700 руб. в день. Расходы на проезд составили 7080 руб. (в т. ч. НДС 18%). Авансовый отчет будет выглядеть следующим образом (рис.8):
Рис. 8. Окно документа Авансовый отчет. Вкладка Прочее
6) Возврат неиспользованных денежных средств
Возврат неиспользованных денежных средств оформляется в двух случаях. Во-первых, если подотчетное лицо вообще не использовало выданные денежные средства. В этом случае нужно составить Приходный кассовый ордер на всю сумму выданных ранее денежных средств. Второй вариант, если сотрудник частично использовал выданные средства, тогда оставшиеся денежные средства возвращаются в кассу предприятия по документу Приходный кассовый ордер, а на сумму использованных средств оформляется Авансовый отчет. Предположим, что израсходовала 2400 руб. из ранее выданных 2500 руб. Составим Авансовый отчет на сумму 2400 руб. (Рис.9) и ПКО на сумму 100руб (рис.10).
Рис. 9. Окно печатной формы документа Авансовый отчет
· для оформления возврата неиспользованных денежных средств в кассу нужно выбрать раздел Банк и Касса , далее – Кассовые документы . Для создания ПКО щелкните мышью на кнопке Поступление , расположенной слева над списком кассовых документов. На экране появится окно документа Поступление наличных ;
· в открывающемся списке Вид операции выберите позицию Возврат от подотчетного лица ;
· в поле Сумма вводится сумма денежных средств, неизрасходованная подотчетным лицом и возвращенная в кассу;
· в поле Подотчетное лицо и Принято от указывается сотрудник организации, возвращающий неизрасходованные денежные средства. Также заполняются остальные поля документа: основание, приложение, счет учета.
Проведенный документ формирует следующую проводку:
Дт 50.01 Кт 71.01-поступление денежных средств от подотчетного лица в кассу
Рис. 10. Окно документа ПКО при возврате неизрасходованных средств
7) Оформление доплаты в случае перерасхода денежных средств.
Если сотрудник потратил больше, чем получил из кассы, то на потраченную сумму выписывается документ Авансовый отчет, а на сумму превышения авансового отчета формируется еще один документ – Расходный кассовый ордер. В данном случае выбирается вид операции Выдача наличных подотчетному лицу. В поле сумма указывается недостающая сумма, которая будет выдана подотчетному лицу .
Заключение. Изучив процесс учета расчетов с подотчетными лицами в программе «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), можно отметить, как и положительные, так и отрицательные моменты. Так, например, в программе поддерживаются расчеты с подотчетными лицами наличными через кассу и через банк с использованием платежных карт , что очень удобно. К плюсам также можно отнести то, что при проведении документа Авансовый отчет автоматически оприходуются все ТМЦ, приобретенные подотчетным лицом; погашается задолженность перед поставщиками за счет подотчетных средств; списывается задолженность с подотчетного лица. Но есть несколько моментов, которым программа «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) не уделила должного внимания, и которые следует учитывать:
Во-первых, в программе не предусмотрен автоматический контроль над расчетами с подотчетными лицами, который мог бы предотвратить выдачу следующего аванса, в то время как подотчетное лицо не погасило задолженность по предыдущему авансу. Поэтому перед принятием решения о выдаче аванса следует проверить, не числится ли за подотчетным лицом задолженность. Во-вторых, при проведении документа Авансовый отчет автоматически не отслеживается соблюдение нормативов затрат по командировке.
В целом, с уверенностью можно сказать, что программа «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) предлагает удобные решения для ведения документации и отчетности по подотчетным лицам.
Список литературы
1. , Минитаева учетного процесса в комплексных информационных системах // Славянский форум. 2015. № 4 (10). С. 27-33.
2. Минитаева -коммуникационные технологии как инструмент экологического регулирования вредных веществ в атмосферу // Славянский форум. 2015. № 2 (8). С. 194-200.
3. Минитаева подход в решении задачи создания человеко-машинного интерфейса с использованием дуального принципа // Программные продукты и системы. 2013. № 4. С. 19.
4. , Степанова подходы к автоматизации процессов бюджетирования коммерческой организации// Лизинг. 2015. №8 . С. 32-37.
5. Минитаева современной системы государственного финансового контроля в Российской государственности // Вестник Российского экономического университета им. . 2015. № 6 (84). С. 88-93.
6. Степанова учетно-аналитических процедур и их отражение в корпоративных информационных системах // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2016. № 2-1. С. 138.
7. Степанова системы управления предприятием // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2016. № 1-3. С. 457.
8. Минитаева математических методов контроля влияния загрязняющих веществ на окружающую среду // Успехи современного естествознания. 2016. № 2. С. 48-52.
9. , Неделькин учетно-аналитические системы на производственном предприятии реального сектора экономики // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2016. № 1-3. С. 457-458.
10. , Межаков моделирование на примере прогнозирующей модели надежности с использованием искусственных нейронных сетей // Ученые записки Российского государственного социального университета. 2014. № 2 (124). С. 25-29.
11. Минитаева подход в решении задачи создания человеко-машинного интерфейса с использованием дуального принципа // Программные продукты и системы. 2013. № 4. С. 19.
Учет подотчетных сумм в 1С ЗУП 3.0 ведется путем отражения операций по выдаче авансов и списанию расходов на командировку либо прочие хознужны. В статье пошагово разберем расчеты с подотчетными лицам в 1С: выдача аванса в наличной и безналичной форме, отражение задолженности, формирование авансового отчета, возврат неиспользованных средств в кассу.
Учет подотчетных сумм в 1С: основные операции
Основанием для выдачи сотруднику суммы под отчет может быть приказ о командировке либо необходимость осуществить хозяйственные траты, в соответствие с распоряжением руководителя.
Если рассматривать процедуру пошагово, то:
- на первом этапе бухгалтер выдает сотруднику средства под отчет (наличными или через кассу);
- после совершения хозяйственного действия (например, покупки хозинвентаря, расчетов с поставщиком, окончания командировки) сотрудник подает в бухгалтерию авансовых отчет (предельный срок – 3-й день, следующий за днем совершения хозоперации);
- бухгалтер отражает расходы в учете;
- если сумма аванса превысила сумму фактических расходов, то сотрудник возвращает остаток суммы в кассу, если наоборот – бухгалтер выплачивает сотруднику сумму перерасхода.
Общий порядок учета подотчетных сумм – в инфографике ниже:
Выдача аванса наличными
На основании заявления сотрудника и распоряжения руководителя бухгалтер отражает операции по выдаче средств под отчет сотруднику – наличными или через кассу.
Для начала рассмотрим выдачу наличных средств под отчет. Для этой операции используется меню «Касса», в котором формируется документ «Расходный кассовый ордер».
Выбрав позицию «Расходный кассовый ордер», бухгалтер нажимает «+» (Добавить), после чего на экране появляется выпадающий список, позволяющий выбрать необходимую операцию (Выдача подотчетному лицу).
После выбора операции бухгалтер указывает ФИО сотрудника, которому будут выданы подотчетные средства, а также сумма выдачи. При этом подотчетную сумму необходимо внести вручную, а ФИО сотрудника – выбрать из справочника «Физлица». Прочие реквизиты расходного кассового ордера заполняются автоматически.
Сформировав документ, бухгалтер нажимает кнопку «Провести» и формирует проводку Дт 71.01 Кт 50.01. На основании проводки сумма денежных средств, учтенная в кассе, автоматически уменьшается на сумму подотчетных средств, которая подлежит выдаче.
Перечисление подотчетной суммы на карту сотрудника
Если организация перечисляет подотчетную сумму на банковскую карту сотруднику, то для отражения операции в 1С бухгалтер использует меню «Банк», журнал «Банковские выписки», в котором формирует документ «Списание с расчетного счета».
Добавив документ «Списание с расчетного счета», бухгалтер выбирает тип операции «Перечисление подотчетному лицу». Во вновь открывшемся окне необходимо заполнить следующие реквизиты:
- сумма денежных средств, подлежащая перечислению сотруднику (поле «Сумма»);
- ФИО подотчетного лица из справочника «Физические лица» (поле «Подотчетное лицо»);
- ФИО сотрудника из справочника контрагенты (поле «Получатель»);
- реквизиты банковского счета сотрудника из карточки «Счета и договоры» (поле «Счет получателя»);
- назначение платежа вручную (Выплата аванса на командировочные расходы/хознужды на основании приказа №__ от «_» ___ __г).
После проведения документа в учете формируется проводка Дт 71.01 Кт 51, остаток средств на расчетном счете уменьшается на размер выданной подотчетной суммы.
Задолженность по подотчетным суммам
Проверка сумм, выданных сотрудникам под отчет, осуществляется путем формирования оборотно-сальдовой ведомости. Форма позволяет контролировать суммы, отраженные по счету 71 в разрезе подотчетных лиц (по ФИО сотрудников).
Подотчет на карту сотрудника с расчетного счета можно перечислять только после надлежащего оформления документации. О подробностях читайте далее.
Можно ли осуществлять выдачу подотчета на карту сотрудника?
В законодательстве РФ нет отдельного нормативного документа, устанавливающего порядок выдачи подотчетных средств на карту сотрудника. Известное бухгалтерам указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций ЮЛ и ИП» от 11.03.2014 № 3210-У регулирует выдачу подотчета только в наличной форме.
Но опираясь на положение ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт» от 24.12.2004 № 266-П, можно сделать вывод: организации и ИП вправе оплачивать свои расходы через карту, оформленную на уполномоченное ими физлицо (пп. 1.5, 2.5). Эта позиция подтверждается официальными разъяснениями Минфина РФ:
- письмом от 21.07.2017 № 09-01-07/46781;
- письмом от 25.08.2014 № 03-11-11/42288;
- письмом от 05.10.2012 № 14-03-03/728.
В положении ЦБ от 24.12.2004 № 266-П также представлен список расходов, которые организациям и ИП разрешено оплачивать через карту уполномоченного физлица (см. п. 2.5):
- оплата расходов, связанных с деятельностью организации (ИП) на территории РФ;
- оплата командировочных и представительских расходов на территории РФ и за ее пределами;
- проведение иных операций, не запрещенных законодательством РФ.
Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника
Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.
В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:
«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.
При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.
Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».
Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.
С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах - образец 2018-2019» .
Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.
Подробнее о действующих правилах выдачи денег под отчет читайте .
К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:
- цель получения подотчетных денег;
- сумма запрашиваемого подотчета;
- банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
- период, на который предоставляются подотчетные деньги;
- разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
- подпись подотчетного лица;
- дата составления.
Ниже представлены готовые образцы заявления и приказа на выдачу подотчета на карту.
Срок представления авансового отчета по подотчету, выданному на карту сотрудника, в отличие от подотчета, выданного наличными, законодательством РФ не установлен. Чтобы сотрудники, получившие безналичный подотчет, своевременно сдавали авансовые отчеты, в приказе на выдачу подотчета или инструкции для подотчетных лиц добавьте положение:
«По денежным средствам, полученным под отчет безналичным способом, авансовый отчет предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчетные средства».
Для доказательства того, что произведенные расходы были оплачены за счет полученных на карту подотчетных сумм, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте. Это могут быть как чеки, выданные продавцом при оплате картой товаров или услуг, так и чеки, распечатанные банкоматом при получении с карты наличных денег.
С порядком составления авансового отчета ознакомьтесь в этой статье .
Что указывать в назначении платежа при выдаче подотчета на карту сотрудника?
При перечислении подотчетных денег на карту сотрудника в поле (24) платежного поручения наиболее емко указывайте их назначение. Тогда при получении налоговых запросов будет легче найти все подтверждающие документы (заявления, приказы, авансовые отчеты). К примеру:
«Выдача под отчет на покупку проездных билетов по заявлению от 28.02.2019 № 124».
Все остальные реквизиты заполняются в обычном порядке.
С правилами и образцом заполнения платежных поручений ознакомьтесь в этой статье .
Проводки по перечислению денежных средств на карту сотрудника в подотчет
Выдача подотчетных средств на карту сотрудника в бухучете фиксируется следующей проводкой:
Дт 71 Кт 51 (52).
При возврате неиспользованных подотчетных средств наличными через кассу делается запись:
Дт 50 Кт 71.
При перечислении неиспользованного подотчета безналичным способом — с карты сотрудника на расчетный счет фирмы — вносится запись:
Дт 51 (52) Кт 71.
Полный перечень проводок при выдаче подотчетных сумм, в том числе если они требуются для командировки, читайте в этом материале .
Итоги
В законодательстве РФ нет ни запретов, ни четких инструкций по предоставлению подотчета на карту сотрудника. Поэтому организации и ИП должны сами определять порядок выдачи подотчета на карту. Основная цель этого порядка — документальное подтверждение правомерности выдачи и надлежащего использования подотчетных сумм. Иначе выданный на карту подотчет будет отнесен проверяющими органами к налогооблагаемому доходу сотрудника.